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AG视讯與你周分享之公文處理

 

工欲善其事,必先利其器。四川AG视讯作為一家長期從事招標代理的第三方谘詢服務機構,對文字處理的規範、專業要求一直嚴格嚴苛嚴謹。本次分享,旨在對標國家標準,全麵提升公司文字處理的規範性和專業性。


分享主題


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①公文,全稱公務文書,是法定機關或其他社會組織在公務活動中,具有法律效力和規範的文體。凡是從事行政事務,都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務,以保證協調各種關係,決定事務使工作正確地、高效地進行。

②公文,是機關團體、企事業單位等依法成立的社會組織用來辦理公務、有一定格有一定格式的應用文。(實用性、真實性、針對性、時效性、格式化)。

③根據《黨政機關公文處理工作條例》第一章第三條:黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書,是傳達貫徹黨和國家方針政策,公布法規和規章,指導、布置和商洽工作,請示和答複問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。

 

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 根據2012年4月16日,中共中央辦公廳、國務院辦公廳關於印發《黨政機關公文處理工作條例》的通知(中辦發〔2012〕14號),公文種類共有(15種):決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批複、議案、函、紀要。


文種選擇常見誤區

 

① 使用非法定文種:需要注意的是說明文體已經取消,不再屬於規範性文種,針對上級機關或主管部門要求說明情況的通知時,應使用報告文種進行匯報。

② 文種重疊:在一個公文標題中同時出現兩個以上文種的錯誤用法。例如:“關於……報告的函” ;“關於……的請示報告”等。 

③ 簡單粗暴地把文種作為公文標題:公文標題各個要素應該齊備,以報告為例,正確標題為:“XX單位關於xxx的報告”,實操中存在就以“報告”為標題的情況。

④ 文種混用/錯用:日常中常見該用請示而用報告,該用報告卻又在報告中夾帶請示事項,還常見把函和請示、報告區分不清楚而錯用混用情況。

基本原則之一,對上用請示和報告,請示文種用於需要上級進行知曉情況並研究後,作出指示、答複、批準,報告文種僅向上級反映和匯報情況;

基本原則之二,平級部門之間用函;

基本原則之三,對下用通知。

 

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01    份號:涉密公文應當標注份號。

02    密級和保密期限:涉密公文應當分別標注密級與保密期限。

03    緊急程度:緊急公文分別標注“特急”“加急”,電報分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

04    發文機關標誌:一種是發文機關全稱或者規範化簡稱加“文件”;一種是使用發文機關全稱或者規範化簡稱。


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05    發文字號:由發文機關代字、年份、發文順序號組成。

06    簽發人:上行文應當標簽發人姓名。 

07    標  題:由發文機關名稱、事由和文種組成。

08    主送機關:公文的主要受理機關,應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。

09    正  文:公文的主體,用來表述公文的內容。 

10   附件說明:公文附件的順序號和名稱。

11   發文機關署名:署發文機關全稱或者規範化簡稱。

12   成文日期:署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。

13    印章:公文中有發文機關署名的,應當加蓋發文機關印章,並與署名機關相符。

14    附  注:公文印發傳達範圍等需要說明的事項。

15    抄送機關:除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關,應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關的統稱。

16    印發機關和印發日期: 公文的送印機關和送印日期。

17    頁碼: 公文頁數順序號。

 

格式規範重點講解


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社會科學類段落層級。文中結構層次序數依次如下:   

第一層: “一、”用三號黑體,不加粗,作為一級標題時句尾無標點。

第二層: “(一)”用三號楷體,不加粗,作為二級標題時句尾標點可有可無。

第三層:“1.”用三號仿宋體,無論是否作為小標題,句尾要有標點;作為小標題時要加粗。

第四層:“(1)”用三號仿宋體,句尾必須有標點。

第五層:“①”用三號仿宋體,句尾必須有標點。

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自然科學類:章回體形式,標題(宋體二號);章標題即一級標題,用三號黑體字居中(1);節標題即二級標題,用四號黑體居左(1.1);條標題即三級標題用小四號黑體居左(1.1.1);正文用小四號宋體;頁碼用五號宋體。

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發文字號規範性:

1.年份應標全稱,用六角括“〔〕”,常見錯誤標識“【】”;

2.發文順序號不加“第”字,常見錯誤XX〔2019〕第XX號;

3.發文順序號不編虛位,即1不編為01,常見錯誤 XX〔2019〕001號。

標題斷行規範性:

1.標題回行時,要做到詞意完整

2.標題要求排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形

稱謂規範性:

1.在文章抬頭稱謂時,為體現對對方的尊重,應使用對方單位的全稱,不能使用簡稱;

2.互相稱謂時,簡稱應規範。例如公司與公司之間,不應使用“你司”、“我司”等字樣,應使用“你公司”“貴公司”等,以避免與國家行政職能機構簡稱混淆。

3.在公文中,公文已經用固定的格式規範體現了對對方的尊敬,為體現不卑不亢的特殊要求,不再需要在加“尊敬的XXX”等字樣。

落款規範性:

1.成文日期應寫明年、月、日,位於發文機關署名右下方,首字比發文機關首字右移2個字;因為單位名稱較長時候,日期應對應單位名稱居中;

2.單位名稱應該對應句末右空4字8字符。

3.成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01);

4.落款蓋章應做到齊年壓月。


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